Software de colaboração em equipe: 7 ferramentas que não vão desperdiçar o seu dinheiro

A maioria das empresas cria sua pilha de software de colaboração em equipe da mesma forma: uma ferramenta por vez, atendendo às necessidades conforme elas surgem. Quando você está apenas começando, essa parece uma abordagem razoável.

Mas há um problema. Abordar o desafio de ativar a colaboração em equipe dessa forma é como você acaba com uma pilha no estilo monstro de Frankenstein, feita inteiramente de partes costuradas de modo inorgânico.

Mesmo que as partes sejam boas, a desconexão entre elas causa problemas. Você está pagando mais tarifas de assinatura do que consegue acompanhar. Não tem certeza de quem tem acesso a quê. E está se afogando em trabalho de administrador.

Este é um guia para seguir o caminho alternativo: criar uma pilha de colaboração em equipe que reúna as ferramentas essenciais em um só lugar e seja o mais consolidada possível para economizar seu tempo e dinheiro.

7 ferramentas de colaboração em equipe que sua pilha precisa ter

Toda pilha de colaboração em equipe precisa cobrir os mesmos pontos: bate-papo, e-mail, vídeo, documentos, armazenamento e gerenciamento de projetos. Também vale a pena adicionar colaboração visual e uma base de conhecimento a essa lista.

Aqui estão as sete ferramentas que você precisa para cobrir tudo o que é necessário, enquanto protege a confidencialidade dos seus dados.

1. For team chat: Slack

O Slack é a escolha ideal para o bate-papo em equipe. Ele transforma conversas em canais organizados e pesquisáveis — configurados por projeto, equipe ou tópico — em vez de tópicos de e-mail longos e dispersos. As chamadas rápidas de voz e vídeo permitem que qualquer pessoa inicie uma chamada sem sair do aplicativo, e o compartilhamento de arquivos mantém o contexto vinculado à conversa. Oferecendo toda a estrutura de que uma equipe pequena precisa, o Slack cresce com o tamanho do seu time, integrando-se perfeitamente à sua pilha em expansão por meio de uma biblioteca de integração que conecta centenas de outras ferramentas.

2. For business email and calendar: Proton Mail

O Proton Mail oferece todas as funcionalidades essenciais de e-mail profissional que o Gmail ou o Outlook têm, com o bônus adicional da criptografia de ponta a ponta. O Google e a Microsoft processam o conteúdo das mensagens para alimentar recursos de pesquisa e IA; a arquitetura criptografada do Proton Mail garante que suas comunicações comerciais sejam apenas para seus olhos. O Proton Calendar já vem incluído no pacote, de modo que os detalhes dos seus eventos — incluindo títulos de reuniões e listas de convidados — também permanecem privados, e o agendamento não exige um aplicativo separado ou outro início de sessão.

3. For project and task management: Trello

O Trello simplifica o acompanhamento de tarefas ao essencial sem perder a utilidade: gerenciando quadros e cartões de tarefas que se movem de “a fazer” para “concluído”, com quase nenhuma curva de aprendizado para novos membros da equipe. Quando falarmos sobre plataformas consolidadas mais adiante, lembre-se de que esta é uma ferramenta que a maioria das plataformas não substitui — por isso vale a pena orçá-la como um item separado na sua pilha.

4. For video conferencing: Proton Meet

O Zoom pode ser a escolha padrão de videoconferência para muitas empresas, mas está longe de ser a opção mais privada. Seu recurso AI Companion processa o conteúdo das chamadas — incluindo qualquer informação comercialmente confidencial — para gerar resumos e transcrições. A criptografia de ponta a ponta padrão do Proton Meet garante que o que for dito em uma chamada permaneça entre as pessoas presentes nela. Os convidados entram por meio de um link sem precisar de conta, e o plano gratuito cobre chamadas de uma hora com até 50 participantes.

5. For visual collaboration: Miro

O Miro é essencialmente um quadro branco digital, mas sua tela infinita oferece às equipes distribuídas um espaço compartilhado para planejamento, brainstorming e workshops que nenhum quadro branco — ou até mesmo tópico de conversa ou documento — pode replicar. O Miro reúne recursos suficientes para que dominar tudo leve tempo, mas começar leva apenas alguns minutos: modelos para retrospectivas e sessões de roadmap significam que as novas equipes não precisam começar de uma tela em branco.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

O Proton Drive oferece armazenamento em nuvem profissional que se equipara ao Google Drive e ao Dropbox em permissões granulares por arquivo e histórico de versões. O diferencial está no que acontece caso ocorra uma violação. O Google e o Dropbox precisam de acesso ao conteúdo dos seus arquivos para indexá-los para pesquisas e alimentar recursos de IA; isso significa que eles têm as chaves dos seus contratos, registros financeiros e roadmaps de produtos, e uma violação do lado deles pode expor esse conteúdo diretamente. O Proton Drive é criptografado de ponta a ponta por padrão com arquitetura de acesso zero: a Proton não pode descriptografar seus arquivos, portanto, ninguém que viole seus servidores também poderá.

O Proton Drive também abrange a colaboração em documentos, já que o Proton Docs e o Proton Sheets estão incluídos em todos os planos do Proton Drive. O Docs e o Sheets cobrem as mesmas funcionalidades centrais que as ferramentas de documentos do Google e da Microsoft (coedição em tempo real, comentários e histórico de versões), adicionando criptografia de ponta a ponta para garantir que seus contratos, rascunhos e modelos financeiros tenham a mesma proteção que todo o resto da sua pilha.

7. Para uma base de conhecimento: Notion

Muitas empresas — especialmente aquelas em rápido crescimento — enfrentam o caos gerado pela documentação interna desorganizada. O Notion centraliza a documentação interna, wikis e materiais de referência em um único espaço pesquisável, reduzindo as cópias dispersas e desatualizadas que disputam atenção. Além disso, ele é flexível o suficiente para servir como um rastreamento leve de projetos se a sua equipe não precisar de uma ferramenta dedicada como o Trello.

Mas se a sua equipe armazena arquivos confidenciais de clientes, documentos de estratégia, planos de produtos ou IP da empresa na nuvem, recomendamos usar uma alternativa ao Notion mais segura, como o Proton Drive.

O custo oculto de uma pilha de colaboração desconectada

Digamos que você esteja começando do zero e decida optar pelas sete ferramentas que recomendamos. É assim que a sua pilha de colaboração vai ficar (observe que há apenas sete linhas, pois o Drive inclui tanto o Docs quanto o Sheets) — e parece bastante sólida.

No entanto, se essas ferramentas estiverem funcionando individualmente, sem consolidação em uma única plataforma, você estará se expondo a três grandes problemas.

1. The hidden subscription bill

Individualmente, as ferramentas da nossa pilha de sete ferramentas parecem não custar tanto. Some essas assinaturas, no entanto, e (no momento em que este artigo foi escrito) uma equipe de 25 pessoas acumula uma conta de aproximadamente US$ 15.900 por ano. E sua equipe provavelmente nem está usando todas as licenças.

É fácil perder o controle do que você está gastando em um conjunto de ferramentas de colaboração em equipe desconectadas. Você sabe que elas são renovadas automaticamente, mas hesita em cancelar aquela que suspeita que ninguém está usando porque isso significa procurar os detalhes de início de sessão. Ou você se preocupa que alguém na equipe possa precisar dela. (Por que mais você a teria?)

2. The cost of insecurity

Ferramentas desconectadas multiplicam sua superfície de ataque, sendo cada superfície uma potencial configuração incorreta prestes a acontecer. A longo prazo, isso pode custar caro. Uma pesquisa da Proton mostra que 25% das PMEs sofreram uma violação de dados no ano passado, e 57% das PMEs que sofreram violações perderam entre US$ 10.000 e US$ 100.000.

3. The burden of admin

Tempo é dinheiro, e várias ferramentas exigem que você gaste muito de ambos. Pense em todo o tempo gasto adicionando e revogando permissões em sete ferramentas (supondo que você se lembre de fazer isso), ou reconciliando sete faturas separadas, ou tentando descobrir se alguém está realmente usando aquela licença do Miro que você paga desde março. Todos esses custos podem não aparecer em uma única fatura. Mas eles estão lá.

O que uma pilha de colaboração consolidada oferece a você

A solução para reduzir o custo e o desperdício de uma pilha desconectada não são ferramentas melhores, e certamente não são mais ferramentas. A solução é uma plataforma de colaboração em equipe que cubra o máximo possível das funções que suas ferramentas desconectadas estão desempenhando atualmente, ao mesmo tempo em que oferece uma base segura e de fácil administração para quaisquer outras ferramentas de que você precise.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Uma fatura, uma data de renovação, com um único proprietário. Zero cobranças no piloto automático para ferramentas não utilizadas
2. Um painel de controle do administrador para gerenciar integração, desligamento e permissões de acesso. (Sem prestadores de serviço mantendo acesso ao seu Dropbox meses após a conclusão do projeto)
3. Um modelo de segurança, com um único sistema de permissões para administrar, sem lacunas entre ferramentas e sem risco de configurações incorretas em sete ferramentas
4. Uma trilha de auditoria para que você possa ver quem acessou o quê e quando, tudo em um só lugar (e fornecer comprovações quando investidores ou reguladores solicitarem)

Uma pilha consolidada e criptografada não economiza apenas em assinaturas e incidentes de segurança. Ela envia um sinal aos seus clientes de que você leva a sério o tratamento dos dados deles. E mostra aos investidores que suas operações estão sob controle.

A plataforma para consolidar sua pilha: Proton Workspace

Com a nossa plataforma de espaço de trabalho digital para empresas, o Proton Workspace, você tem todos os produtos e recursos da Proton mencionados em uma única plataforma: Mail (incluindo o Calendar), Meet e Drive (incluindo o Docs e o Sheets).

Em vez de manter esses produtos como assinaturas separadas, cada um com seu próprio painel de administrador e sua própria fatura, você tem todos eles em uma única conta e um único modelo de segurança.

• A economia com assinaturas: comprar o Mail, o Meet e o Drive como assinaturas separadas custa mais do que adquiri-los juntos, já que cada um tem sua própria tarifa básica além do preço por licença. O Proton Workspace consolida todos eles em um único item. O Proton Workspace não substitui o Slack, o Trello ou o Miro (você ainda precisará de ferramentas separadas para bate-papo, gerenciamento de projetos e colaboração visual), mas para as ferramentas que ele realmente substitui, a economia é real.
• O alívio na administração: em vez de três painéis de controle, você tem um. Em vez de três faturas em três datas de renovação diferentes, uma. Você pode ver exatamente quem está usando o quê, evitando pagar por licenças que ninguém utiliza desde março. E quando alguém entra ou sai da equipe, a integração e o desligamento exigem uma única ação para cada usuário, não três. (E nada de prestadores de serviço mantendo acesso a pastas que não dizem mais respeito a eles.)
• A base de segurança: você estabelece uma base segura para a colaboração. O Proton Workspace possui certificação ISO 27001 e está em conformidade com o GDPR e a HIPAA. Todos os seus serviços mantêm seus dados protegidos com criptografia de ponta a ponta e sob a jurisdição suíça. Nem mesmo a Proton pode acessar seus arquivos.

Além disso, você recebe produtos adicionais no pacote: os assinantes do Workspace Standard contam com uma VPN empresarial e um gerenciador de senhas para equipes no pacote; os assinantes do Premium contam com esses recursos e também com o Lumo, nosso assistente de IA para empresas.

Migrar seu e-mail e calendário para a Proton é simples: a ferramenta Easy Switch da Proton importa seus e-mails, contatos e calendários existentes de forma automática (inclusive do Gmail).

Poucas PMEs acertam a pilha de colaboração de primeira. A plataforma de colaboração em equipe certa é aquela que a sua equipe usa, o seu administrador controla e a sua equipe financeira visualiza em uma única fatura.