Software di collaborazione per team: 7 strumenti per non sprecare denaro

La maggior parte delle aziende crea il proprio stack di software di collaborazione nello stesso modo: uno strumento alla volta, rispondendo alle esigenze man mano che si presentano. Quando si è agli inizi, sembra un approccio ragionevole.

C’è però un tranello. Affrontare in questo modo la sfida di favorire la collaborazione nel team porta a ritrovarsi con uno stack in stile mostro di Frankenstein, composto interamente da elementi assemblati in modo inorganico.

Anche se i singoli strumenti sono validi, la mancanza di collegamento tra loro causa problemi. Paghi più abbonamenti di quanti riesci a monitorare. Non sai con certezza chi ha accesso a cosa. E ti ritrovi sommerso dal lavoro amministrativo.

Questa guida illustra la strada alternativa: creare uno stack di collaborazione per team che riunisca gli strumenti essenziali in un unico posto e sia il più possibile integrato per farti risparmiare tempo e denaro.

7 strumenti di collaborazione di cui il tuo stack ha bisogno

Ogni stack di collaborazione per team deve coprire le stesse aree: chat, email, video, documenti, archiviazione e gestione dei progetti. Vale anche la pena aggiungere a questo elenco la collaborazione visiva e una base delle conoscenze.

Ecco i sette strumenti necessari per coprire ogni esigenza proteggendo al contempo la riservatezza dei tuoi dati.

1. For team chat: Slack

Slack è la scelta di riferimento per le chat di gruppo. Trasforma le conversazioni in canali organizzati e ricercabili — configurati per progetto, team o argomento — invece di lunghi e dispersivi thread di email. Le riunioni rapide audio e video (huddle) consentono a chiunque di avviare una chiamata veloce senza uscire dall’app, mentre la condivisione dei file mantiene il contesto collegato alla conversazione. Offrendo tutta la struttura necessaria a un piccolo team, Slack si adatta alla crescita del personale, integrandosi perfettamente nel tuo stack in espansione grazie a una libreria di integrazioni che connette centinaia di altri strumenti.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail ti offre tutte le funzionalità essenziali di un’email aziendale come Gmail o Outlook, con l’ulteriore vantaggio della crittografia end-to-end. Google e Microsoft elaborano i contenuti dei messaggi per alimentare le funzionalità di ricerca e di intelligenza artificiale; l’architettura crittografata di Proton Mail garantisce che le tue comunicazioni aziendali rimangano strettamente riservate. Proton Calendar è incluso nel pacchetto, quindi anche i dettagli dei tuoi eventi — compresi i titoli delle riunioni e gli elenchi degli invitati — rimangono privati, e la pianificazione non richiede un’app separata o un altro login.

3. For project and task management: Trello

Trello riduce il monitoraggio delle attività all’essenziale senza rinunciare all’utilità: gestisce bacheche e schede di attività che si spostano da “da fare” a “completato”, con una curva di apprendimento praticamente nulla per i nuovi membri del team. Quando parleremo più avanti delle piattaforme integrate, tieni presente che questo è uno strumento che la maggior parte delle piattaforme non sostituisce, quindi vale la pena inserirlo come voce a parte nel budget del tuo stack.

4. For video conferencing: Proton Meet

Per molte aziende Zoom potrebbe essere la scelta di riferimento per le videoconferenze, ma è ben lontano dall’essere l’opzione più privata. La sua funzionalità AI Companion elabora i contenuti delle chiamate — compreso tutto ciò che è commercialmente sensibile — per generare riepiloghi e trascrizioni. La crittografia end-to-end predefinita di Proton Meet garantisce che quanto detto durante una chiamata rimanga solo tra i partecipanti. Gli ospiti possono partecipare tramite un link senza bisogno di un account, e il piano gratuito consente chiamate di un’ora fino a 50 partecipanti.

5. For visual collaboration: Miro

Miro è essenzialmente una lavagna digitale, ma la sua tela infinita offre ai team distribuiti uno spazio condiviso per pianificazione, brainstorming e workshop che nessuna lavagna tradizionale — né tantomeno un thread di chat o un documento — può replicare. Miro include così tante funzionalità che imparare a usarle tutte richiede tempo, ma iniziare richiede solo pochi minuti: i modelli per retrospettive e sessioni di roadmapping evitano ai nuovi team di partire da un foglio bianco.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive offre un’archiviazione cloud aziendale all’altezza di Google Drive e Dropbox per autorizzazioni granulari per singolo file e cronologia versioni. Il punto in cui si distingue riguarda ciò che accade in caso di violazione. Google e Dropbox hanno bisogno di accedere al contenuto dei tuoi file per indicizzarlo per la ricerca e alimentare le funzionalità di intelligenza artificiale; questo significa che hanno le chiavi per accedere ai tuoi contratti, ai registri finanziari e alle roadmap dei prodotti, e una violazione da parte loro potrebbe esporre direttamente tali contenuti. Proton Drive è crittografato end-to-end per impostazione predefinita con un’architettura ad accesso zero: Proton non può decriptare i tuoi file, e di conseguenza non può farlo nemmeno chi dovesse violare i suoi server.

Proton Drive copre anche la collaborazione sui documenti, poiché Proton Docs e Proton Sheets sono inclusi in ogni piano Proton Drive. Docs e Sheets offrono le stesse funzionalità principali degli strumenti per documenti di Google e Microsoft (co-editing in tempo reale, commenti e cronologia versioni), aggiungendo al contempo la crittografia end-to-end per garantire che contratti, bozze e modelli finanziari ricevano la stessa protezione di tutto il resto del tuo stack.

7. Per una base delle conoscenze: Notion

Molte aziende — soprattutto quelle in rapida crescita — lottano con il caos derivante da una documentazione interna disorganizzata. Notion centralizza la documentazione interna, i wiki e il materiale di riferimento in un unico spazio ricercabile, riducendo le copie sparse e obsolete che creano confusione. Inoltre, è abbastanza flessibile da fungere anche da strumento di monitoraggio leggero dei progetti, qualora il team non necessitasse di uno strumento dedicato come Trello.

Tuttavia, se il tuo team archivia nel cloud file riservati dei clienti, documenti strategici, piani di prodotto o IP aziendale, consigliamo di utilizzare un’alternativa a Notion più sicura come Proton Drive.

Il costo nascosto di uno stack di collaborazione frammentato

Supponiamo che tu stia partendo da zero e decida di scegliere i sette strumenti che consigliamo. Ecco come apparirà il tuo stack di collaborazione (nota che ci sono solo sette righe, poiché Drive include sia Docs sia Sheets) — e sembra decisamente solido.

Tuttavia, se questi strumenti operano singolarmente e non sono consolidati in un’unica piattaforma, ti esponi a tre grandi problemi.

1. The hidden subscription bill

Singolarmente, gli strumenti del nostro stack da sette tool non sembrano costare molto. Sommando però questi abbonamenti, (al momento della stesura) un team di 25 persone arriva a spendere circa 15.900 $ all’anno. E probabilmente il tuo team non sfrutta nemmeno ogni licenza.

È facile perdere traccia di quanto si spende per una serie di strumenti di collaborazione di team disconnessi tra loro. Sai che si rinnovano automaticamente, ma esiti ad annullare quello che sospetti non usi nessuno perché ciò significherebbe recuperare i dettagli di login. Oppure temi che qualcuno nel team possa averne bisogno. (Altrimenti perché lo avresti?)

2. The cost of insecurity

Gli strumenti scollegati tra loro moltiplicano la superficie di attacco, e ogni superficie rappresenta una potenziale errata configurazione in agguato. A lungo termine, questo potrebbe costare caro. Una ricerca di Proton mostra che il 25% delle PMI ha subito una violazione dei dati lo scorso anno e che il 57% delle PMI colpite da violazioni ha perso tra i 10.000 e i 100.000 $.

3. The burden of admin

Il tempo è denaro, e l’utilizzo di molteplici strumenti richiede di spenderne molto di entrambi. Pensa a tutto il tempo impiegato ad aggiungere e revocare permessi su sette strumenti diversi (ammesso di ricordarsene), a riconciliare sette fatture separate o a cercare di capire se qualcuno stia effettivamente usando quella licenza Miro che paghi da marzo. Tutti questi costi potrebbero non comparire su un’unica fattura, ma ci sono.

I vantaggi di uno stack di collaborazione consolidato

La risposta per ridurre i costi e gli sprechi di uno stack disconnesso non sta in strumenti migliori, e certamente non in ulteriori strumenti. La soluzione è una piattaforma di collaborazione di team che copra quante più funzioni possibili attualmente svolte dai singoli strumenti scollegati, offrendo al contempo una base sicura e facile da amministrare per qualsiasi altro strumento di cui hai bisogno.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Una sola fattura, un’unica data di rinnovo e un solo referente. Nessun addebito automatico per strumenti inutilizzati
2. Un unico pannello di controllo per l’amministratore per gestire onboarding, offboarding e permessi di accesso. (Nessun collaboratore esterno che rimane nel tuo Dropbox mesi dopo il termine del progetto)
3. Un unico modello di sicurezza, con un solo sistema di permessi da amministrare, nessun vuoto di sicurezza tra gli strumenti e nessun rischio di errata configurazione su sette tool diversi
4. Un unico registro di controllo per verificare chi ha avuto accesso a cosa e quando, tutto in un unico posto (e fornire prove quando investitori o autorità di regolamentazione lo richiedono)

Uno stack consolidato e crittografato non ti farà solo risparmiare su abbonamenti e incidenti di sicurezza. Invia ai tuoi clienti un segnale chiaro: la tutela dei loro dati è una priorità. E dimostra agli investitori che le tue operazioni sono sotto controllo.

La piattaforma per consolidare il tuo stack: Proton Workspace

Con la nostra piattaforma per lo spazio di lavoro digitale per aziende Proton Workspace, ottieni tutti i prodotti e le funzionalità di Proton che abbiamo menzionato in un’unica piattaforma: Mail (incluso Calendar), Meet e Drive (inclusi Docs e Sheets).

Invece di gestire questi prodotti con abbonamenti separati, ciascuno con il proprio pannello di amministrazione e la propria fattura, li ottieni tutti sotto un unico account e un unico modello di sicurezza.

• Il risparmio sugli abbonamenti: acquistare Mail, Meet e Drive come abbonamenti separati costa di più rispetto a prenderli insieme, poiché ciascuno comporta un costo base oltre al prezzo per licenza. Proton Workspace li raggruppa invece in un’unica voce di spesa. Proton Workspace non sostituisce Slack, Trello o Miro (avrai comunque bisogno di strumenti separati per chat, project management e collaborazione visiva), ma per gli strumenti che effettivamente sostituisce, il risparmio è reale.
• Meno oneri amministrativi: invece di tre pannelli di controllo, ne hai uno solo. Invece di tre fatture con tre date di rinnovo diverse, una sola. Puoi vedere esattamente chi usa cosa, evitando di pagare per licenze che nessuno tocca da marzo. E quando qualcuno entra o esce dall’azienda, l’onboarding e l’offboarding richiedono una sola azione per ogni utente, non tre. (E nessun collaboratore esterno manterrà l’accesso a cartelle che non gli competono più.)
• Una solida base di sicurezza: hai stabilito una base sicura per la collaborazione. Proton Workspace è certificato ISO 27001 ed è conforme a GDPR e HIPAA. Tutti i suoi servizi proteggono i tuoi dati con la crittografia end-to-end e la giurisdizione svizzera. Nemmeno Proton può accedere ai tuoi file.

In aggiunta a questo, sono inclusi ulteriori prodotti: gli abbonati a Workspace Standard hanno a disposizione una VPN aziendale e un gestore di password per team inclusi nel pacchetto; gli abbonati a Premium ricevono tutto questo più Lumo, il nostro assistente IA aziendale.

Migrare le tue email e il tuo calendario su Proton è semplice: lo strumento Easy Switch di Proton importa automaticamente le email, i contatti e i calendari esistenti (anche da Gmail).

Poche PMI azzeccano il proprio stack di collaborazione al primo colpo. La giusta piattaforma di collaborazione di team è quella che il tuo team utilizza, che il tuo amministratore controlla e che il tuo team finanziario può visualizzare in un’unica fattura.