Feita de forma adequada, a documentação interna é como uma empresa se mantém consistente e coerente à medida que cresce. Se for malfeita, ela se torna um fardo.

Quando a documentação interna é deixada para depois, surgem dois problemas.

O primeiro é a desorganização, que resulta em versões erradas, políticas perdidas e materiais de onboarding que ninguém atualizou desde que a empresa tinha metade de seu tamanho atual. O segundo é a exposição de dados: dados confidenciais armazenados em locais onde não deveriam estar.

A maioria das equipes está gerenciando o primeiro problema (mesmo que se sintam sobrecarregadas por ele). O segundo problema é mais difícil de resolver, mas consideravelmente mais perigoso quando não é.

Sensitive internal data is a common breach vector across industries. Proton research shows that 39% of businesses report experiencing a cybersecurity incident caused by human error. Often, it’s just well-meaning colleagues making mistakes with sensitive files.

Aqui está uma estrutura prática para a gestão do conhecimento interno que mantém os dados confidenciais seguros sem dificultar o trabalho da sua equipe.

O problema da organização

Quando os documentos internos estão desorganizados, você logo vai perceber. Principalmente devido à frustração e confusão que isso causa em toda a sua empresa.

Por exemplo, digamos que existam três versões do manual do colaborador no seu drive, além de materiais de onboarding que não são atualizados desde que a empresa tinha 10 pessoas na folha de pagamento. Isso torna o onboarding lento e inconsistente, e dá aos novos funcionários uma impressão errada sobre o funcionamento da sua empresa.

Ou digamos que várias políticas importantes da empresa não estejam em uma pasta claramente marcada, mas enterradas em algum lugar de um tópico de e-mail. Os gerentes ficam tentando adivinhar as políticas e não conseguem aplicá-las de forma consistente. Um funcionário recebe uma resposta, outro recebe uma diferente.

A desorganização pode ser corrigida com o sistema certo (falaremos sobre isso em breve). Mas há um segundo problema que você não consegue resolver com uma estrutura de pastas melhor.

O problema da segurança

Por mais bem organizado que esteja o seu armazenamento de documentos, se faltarem processos e ferramentas para lidar com eles, as informações confidenciais ficarão expostas.

Podem ser faixas salariais armazenadas em uma planilha do Google compartilhada, código-fonte ou chaves de API coladas em um canal do Slack, um contrato de cliente enviado por e-mail como anexo ou notas de entrevistas de candidatos contendo informações de identificação pessoal, encaminhadas de forma descuidada e que agora estão em seis caixas de entrada.

Quando práticas fáceis de ignorar como essas causam uma violação de dados, você não está mais lidando com colegas frustrados e processos interrompidos. Em vez disso, você está enfrentando danos à reputação e severas penalidades financeiras.

Grande parte desses dados, sejam registros de funcionários, informações de clientes ou detalhes financeiros, são dados pessoais ou confidenciais sob a GDPR. Isso significa que quem os manuseia é responsável por como eles são armazenados, acessados e compartilhados. E acidentes não removem a culpa.

Em 2022, um funcionário do RH da UNIQLO respondeu a uma solicitação de folha de pagamento enviando acidentalmente por e-mail um PDF contendo os dados salariais de 446 funcionários. A autoridade espanhola de proteção de dados multou a UNIQLO em € 270.000(nova janela). A violação não foi causada por hackers. Foi causada pela ausência de medidas organizacionais em um processo de rotina do RH.

Como criar um sistema de documentação interna que resolva ambos os problemas

Pense no que você está construindo como uma wiki segura da empresa. Você precisará de quatro categorias de documentação interna, cada uma com diferentes níveis de confidencialidade e requisitos de acesso.

Categoria 1: Conhecimento de referência

Este é o material que todo funcionário deve ser capaz de encontrar por conta própria: políticas da empresa, diretrizes da marca, guias de instruções, documentação de ferramentas, organogramas. Proteger essa categoria não significa restringir o acesso, mas sim garantir a precisão. Concentre-se no controle de versão (uma versão atual, não cinco cópias conflitantes circulando por aí) e na atribuição clara de propriedade (uma pessoa nomeada responsável por manter cada documento atualizado).

Categoria 2: Conhecimento de equipe e projeto

É aqui que a maior parte do trabalho diário realmente acontece: planos de projeto, documentação de processos, notas de reunião, roteiros, playbooks internos. Não precisa de acesso para toda a empresa, portanto, proteja-o com permissões de nível de equipe ou de projeto. Assim como o conhecimento de referência, cada documento precisa de um proprietário nomeado e de uma frequência de revisão, caso contrário, ele ficará desatualizado sem que ninguém perceba.

Categoria 3: Dados confidenciais e regulamentados

Esta é a categoria de maior risco e ela existe em todos os departamentos: relatórios e previsões financeiras, contratos legais, registros de funcionários e clientes, planos estratégicos, credenciais de segurança. Eles precisam de acesso rigidamente restrito, limitado aos indivíduos ou equipes específicos que precisam deles. (Uma senha não é suficiente aqui. Você precisa de criptografia de ponta a ponta.)

Esse tipo de dado também não deve ser anexado a e-mails, salvo em drives pessoais ou compartilhado por meio de links sem data de expiração.

O Proton Drive é um armazenamento em nuvem corporativo que lida com essa categoria com criptografia de conhecimento zero — nem mesmo a Proton pode ler o conteúdo — além de controles de acesso granulares que mantêm os dados confidenciais onde devem estar.

Categoria 4: Materiais compartilhados externamente

Alguns documentos precisam sair temporariamente do seu sistema interno: pacotes de onboarding para novas contratações, arquivos compartilhados com prestadores de serviço ou fornecedores, materiais enviados a clientes durante um projeto. Isso é complicado justamente porque o acesso muitas vezes precisa ser concedido antes que uma relação seja totalmente validada. A solução é simples: configure links para expirar, prepare o acesso com antecedência em vez de concedê-lo de forma ad hoc e revogue-o no momento em que não for mais necessário.

O Proton Drive define datas de expiração para links por padrão, de modo que os materiais compartilhados expiram automaticamente sem que ninguém precise se lembrar de revogá-los.

Como escolher a plataforma certa para uma gestão segura do conhecimento interno

A estrutura que descrevemos pode ser usada em qualquer plataforma. Mas não é qualquer plataforma que pode garantir que a estrutura se aplique por si mesma, em vez de depender de as pessoas se lembrarem de segui-la.

O erro humano inevitavelmente aparece quando você depende de processos manuais para definir datas de expiração em links compartilhados, revisar o acesso no offboarding e manter níveis de permissão à medida que a equipe cresce. Mas com a plataforma certa, sua estrutura pode ser aplicada por meio de automação.

Há um segundo requisito para a sua plataforma: um design voltado primeiro para a privacidade. Muitas plataformas voltadas para o consumidor não foram projetadas para armazenar informações confidenciais: na verdade, por padrão, elas coletam o conteúdo dos documentos para alimentar sua indexação de pesquisa e recursos de IA.

A maioria das empresas não sonharia em armazenar dados de clientes em uma pasta não segura do Google Drive. Os dados dos funcionários merecem o mesmo padrão. A plataforma certa lidará tanto com a aplicação quanto com a criptografia de ponta a ponta.

Três decisões que manterão seu sistema funcionando

Uma boa plataforma em nuvem aplicará sua estrutura de segurança, mas mesmo as melhores plataformas não podem verificar e atualizar seus documentos por você.

A documentação sem manutenção cria dois tipos de risco.

Existe o risco jurídico: um procedimento disciplinar desatualizado pode invalidar um caso em um tribunal, por exemplo.

Existe o risco cultural: quando a documentação oficial não reflete a realidade, os funcionários percebem e concluem que ninguém está no controle.

Siga estas três regras e você poderá evitar ambos:

  • Todo documento tem um proprietário nomeado (não uma equipe). Uma responsabilidade compartilhada por uma equipe é uma responsabilidade que ninguém sente
  • As datas de revisão são definidas na criação, não adicionadas depois. É difícil defender um documento em um tribunal quando ele não é revisado há três anos (ou quando não há registro de quando foi verificado pela última vez)
  • Arquive documentos, não os exclua. Excluir documentos é sinônimo de problemas se você (ou um órgão regulador) precisar acessá-los algum dia. Arquivá-los em uma pasta claramente identificada mantém seu sistema limpo, sem tornar os documentos irrecuperáveis

Nada disso exige um gerente de conhecimento dedicado. Apenas três decisões, tomadas uma vez (e revisitadas trimestralmente).

Uma lista de verificação de conformidade para a documentação interna de RH

Lembre-se: você é o controlador dos dados. A responsabilidade não é do seu provedor de nuvem, é sua.

  • Você sabe quem tem acesso aos seus documentos mais confidenciais — dados financeiros, jurídicos, de funcionários ou de clientes — e essa lista está atualizada?
  • Os documentos confidenciais estão criptografados em repouso, e não apenas em trânsito?
  • Os links compartilhados de documentos confidenciais têm datas de expiração?
  • Existe um processo documentado para revogar o acesso quando alguém sai ou um projeto termina?
  • Você consegue gerar uma trilha de auditoria sobre quem acessou o quê e quando?
  • Os dados confidenciais são armazenados em uma jurisdição com leis de privacidade robustas, como a Suíça?
  • Cada documento tem um proprietário nomeado e uma data de revisão?
  • Os documentos substituídos são arquivados em vez de excluídos?

Se você puder responder sim a tudo isso, seu sistema de documentação está em boa forma.

Uma base de conhecimento segura em que seus funcionários podem confiar, e uma plataforma para oferecê-la

A estrutura deste guia oferece o caminho. Você precisa de uma plataforma que a aplique, para que os padrões de segurança que você definiu não dependam de as pessoas se lembrarem de aplicá-los.

Não procure mais do que o Proton Workspace. Uma suíte de colaboração segura, desenvolvida com criptografia de ponta a ponta e hospedada na Suíça, uma das jurisdições de privacidade mais fortes do mundo, o Proton Workspace oferece à sua equipe:

Seus funcionários confiam a você os dados mais confidenciais deles. É hora de construir um sistema de documentação interna que seja digno dessa confiança.

Começar avaliação gratuita do Proton Workspace