A integração de funcionários é um dos momentos mais críticos – e frequentemente negligenciados – no ciclo de vida de segurança de uma empresa. Enquanto as empresas se concentram na produtividade e na integração, as primeiras horas e dias da jornada de um novo contratado frequentemente introduzem riscos desnecessários.
Essas decisões nos estágios iniciais podem estabelecer vulnerabilidades de longo prazo que afetam como os funcionários lidam com a segurança daqui para frente. Configurações de conta apressadas, compartilhamento não seguro de credenciais e permissões excessivas de acesso podem ter consequências de longo prazo.
Um processo de integração estruturado e focado na segurança ajuda as organizações a reduzir a exposição desde o primeiro dia, ao mesmo tempo que estabelece expectativas claras para um comportamento digital seguro. Ele garante que o acesso seja concedido de forma apropriada, que as credenciais sejam manuseadas com segurança e que os funcionários compreendam a sua função na proteção dos dados da empresa.
Este guia oferece a você uma abordagem prática para a segurança na integração de funcionários, com etapas práticas que podem ser aplicadas em equipes de diferentes tamanhos. Ele também destaca como um gerenciador de senhas empresarial pode apoiar um processo mais controlado e eficiente.
Por que a integração é de alto risco para a segurança?
Quais são as falhas de segurança mais comuns na integração de funcionários?
Como se preparar para uma integração segura
Como aplicar o acesso seguro desde o primeiro dia
Como conscientizar sobre segurança na primeira semana
Como é uma cultura de integração focada na segurança?
Como lidar com a segurança na integração remota e híbrida
Como corrigir erros de acesso durante e após o processo de integração
Como configurar bons hábitos de segurança de longo prazo
Transforme a integração com um gerenciador de senhas
Por que a integração é de alto risco para a segurança?
A maioria das organizações age rapidamente ao integrar um novo membro à equipe. No entanto, nessa pressa, as equipes costumam atalhar caminhos em relação ao acesso e às credenciais. Isso cria pontos fracos não intencionais que os invasores estão prontos para explorar.
Conceder acesso antes de verificar totalmente a identidade, pular a autenticação de dois fatores (A2F) ou apenas compartilhar senhas por e-mail ou aplicativos de mensagem acontece com mais frequência do que você imagina. A urgência pode se sobrepor às melhores práticas de integração de TI, especialmente ao contratar em lote ou ajustar processos para o trabalho remoto.
Essas brechas não dão apenas uma oportunidade aos invasores: elas também ensinam aos novos funcionários que os atalhos fazem parte da cultura da empresa.
Quais são as falhas de segurança mais comuns na integração de funcionários?
A integração dá o tom dos hábitos de segurança de longo prazo. Aqui estão algumas das armadilhas em que até empresas consolidadas caem durante os primeiros dias cruciais:
- Compartilhar senhas de contas iniciais ou links confidenciais por e-mail, aplicativos de mensagem ou planilhas.
- Fornecer direitos de administrador para economizar tempo e depois esquecer de restringi-los.
- Permitir o acesso a partir de dispositivos desconhecidos ou não gerenciados sem nenhuma verificação de dispositivo.
- Adiar a configuração da autenticação multifator.
- Conceder acesso antes da realização do treinamento de segurança.
Cada uma dessas ações pode ser tentadora em meio ao caos da integração. Mas cada uma delas enfraquece gravemente a postura de segurança da empresa. E, uma vez ocorrido o erro, corrigi-lo consome muito mais tempo e é mais difícil.
Como se preparar para uma integração segura
Um início tranquilo e seguro para um novo membro da equipe exige preparação antes mesmo de ele chegar (ou fazer login). A sua organização deve planejar a chegada dele com as seguintes ações:
- Determinar exatamente quais sistemas o novo contratado acessará com base em sua função, seguindo o princípio do menor privilégio.
- Criar previamente todas as contas, mas não enviar credenciais nem links por canais não seguros.
- Configurar links de convite para o gerenciador de senhas empresarial escolhido por você, como o Proton Pass for Business, personalizados para o novo funcionário e prontos para o primeiro dia.
- Faça do registro do A2F e do primeiro início de sessão parte da sua lista de verificação de integração oficial do dia 1.
Colocar esses elementos em prática evita correrias de última hora e restringe exposições desnecessárias. Isso é especialmente relevante para equipes distribuídas, onde a verificação presencial pode não ser possível.
Como aplicar o acesso seguro desde o primeiro dia
As primeiras horas de um membro da equipe trazem um risco elevado. Eles estão ansiosos para obter acesso e começar, e a sua equipe de TI pode estar lidando com várias integrações, novos projetos e interrupções ao mesmo tempo.
Verificar os seguintes itens é obrigatório para uma integração orientada à segurança:
- A autenticação de dois fatores é configurada imediatamente, antes que o acesso a qualquer sistema de produção ou ferramenta de trabalho seja permitido.
- As credenciais e os segredos compartilhados são entregues apenas por meio de mecanismos de compartilhamento seguro.
- O novo funcionário recebe uma apresentação rápida ao vivo sobre os itens essenciais de segurança: criação de senhas fortes, compartilhamento seguro e como reconhecer ataques de phishing.
Enfatizar a segurança no início mostra aos funcionários como as coisas funcionam – e que atalhos não serão tolerados. É por isso que o primeiro dia é o melhor momento possível para introduzir bons hábitos digitais que moldarão as ações futuras.
Como conscientizar sobre segurança na primeira semana
Depois que os membros da equipe concluem a configuração de segurança, a sua atenção precisa se voltar para ajudá-los a criar bons hábitos e a compreender as suas políticas de segurança e políticas de senha.
Incluir uma curta sessão de conscientização sobre segurança na primeira semana é muito mais eficaz do que esperar um mês. Isso porque:
- Os novos contratados ainda não desenvolveram atalhos, portanto você pode definir as expectativas adequadamente.
- Os funcionários ficam mais receptivos a feedbacks quando ainda estão aprendendo o trabalho.
- Decisões de segurança ruins têm menos probabilidade de virar hábito se forem corrigidas logo no início.
Você deve garantir que os novos funcionários conheçam as regras da empresa sobre gerenciamento de credenciais, uso de dispositivos pessoais (BYOD), manuseio de dados confidenciais, comunicação de comportamentos suspeitos e armazenamento seguro de senhas. Uma discussão interativa que incentive perguntas os mantém engajados e esclarece a razão por trás de cada regra.
Como é uma cultura de integração focada na segurança?
Não importa o quão excelentes sejam a sua tecnologia ou os seus controles se a cultura da sua empresa for negligente: a segurança deve ser a norma.
Veja como você pode promover a segurança na integração de funcionários:
- Liderar pelo exemplo: a equipe de TI e os gerentes sempre seguem as mesmas regras de acesso seguro que qualquer outro funcionário.
- Falar sobre segurança como capacitação, não punição. Os erros são corrigidos, não ocultados.
- Recompensar as pessoas por relatarem problemas, mesmo pequenos, especialmente durante o período de integração.
- Publicar lembretes curtos e histórias de sucesso em canais internos para manter as melhores práticas de gerenciamento de senhas frescas na mente de todos.
A chave é fazer da segurança uma parte visível e diária das rotinas do local de trabalho, não apenas um evento anual de treinamento ou um e-mail ocasional.
Como lidar com a segurança na integração remota e híbrida
Como o trabalho híbrido e o trabalho remoto são cada vez mais comuns, partes do processo de integração precisam ser revistas. Em ambientes remotos, a verificação torna-se mais complexa, os dispositivos domésticos podem precisar ser conectados e os fusos horários complicam o agendamento.
Ao lidar com a integração da força de trabalho remota e híbrida, leve o seguinte em consideração:
- Usar chamadas de vídeo e métodos de verificação digital seguros para confirmar a identidade de cada novo contratado.
- Nunca permitir o acesso a partir de dispositivos domésticos até que você os tenha verificado e registrado. Isso é fundamental para controlar o fluxo de dados da empresa.
- Treine gerentes e líderes de equipe sobre como orientar virtualmente quanto ao A2F e práticas de senhas seguras para que todos os funcionários — onde quer que estejam — recebam a mesma atenção à segurança.
A integração remota também facilita a gravação de sessões de treinamento de segurança ou a configuração de cursos no seu próprio ritmo, o que pode ajudar na consistência. No entanto, observe que o suporte prático, especialmente para pessoas menos familiarizadas com ferramentas digitais, é igualmente importante.
Como corrigir erros de acesso durante e após o processo de integração
Uma falha comum após a integração é o acesso “temporário” de longo prazo. Direitos de administrador e permissões de sistema raramente usadas podem passar meses sem verificação, expondo dados muito tempo depois da integração.
Para evitar isso, vale a pena realizar uma revisão após um mês, a fim de:
- Verificar se todas as contas e permissões concedidas durante a integração ainda correspondem à função e às responsabilidades atuais da pessoa.
- Remover contas ou ferramentas não utilizadas para limitar a superfície de ataque.
- Confirmar se o funcionário está confiante com todas as medidas de segurança exigidas.
Revisões agendadas identificam e corrigem problemas de acesso antes que causem uma violação de segurança. A maioria dos funcionários não usa privilégios indevidamente de forma intencional, mas é pouco provável que eles relatem caso tenham mantido acessos de que realmente não precisam.
Como configurar bons hábitos de segurança de longo prazo
Após um mês, o seu processo de integração deve fazer a transição do modo de novo contratado para o suporte contínuo ao funcionário. Isso significa simplesmente integrar lembretes contínuos de segurança e oferecer canais de suporte quando surgirem dúvidas.
Aqui estão alguns métodos que você pode usar:
- Reciclagens de segurança curtas e regulares, compartilhadas por meio de plataformas internas.
- Lembretes para configurar ou atualizar o A2F, quando aplicável.
- Uma maneira simples e visível de relatar problemas ou solicitar ajuda relacionada ao acesso, mesmo meses após a integração.
A segurança contínua e a proteção contra violação de dados são um processo constante de revisão, feedback e ajuste. Nesse contexto, as melhores práticas de integração de TI, como verificar se os sistemas estão atualizados, se as políticas de senha são fortes e estão de acordo com as diretrizes do NIST, são fundamentais para reforçar a segurança de longo prazo. Confira nossas listas de verificação de integração seguras para obter mais informações.
Criar um processo de integração seguro não significa desacelerar as coisas ou dificultar a vida dos novos colegas. Consiste em criar confiança, mostrar que a sua empresa protege as pessoas dela, que as suas pessoas protegem a sua empresa e que ambas crescem juntas.
Transforme a integração com um gerenciador de senhas
O gerenciamento de credenciais é crítico para a segurança, especialmente se considerarmos que, de acordo com o Observatório de Violações de Dados do Proton, nos últimos meses, as senhas foram expostas em 47% das violações.
Como os novos funcionários geralmente precisam lidar com credenciais para vários sistemas, a única maneira de tornar esse processo seguro é usar um gerenciador de senhas empresarial para gerar e gerenciar senhas exclusivas, imprevisíveis e seguras.
O Proton Pass for Business foi projetado para atender às necessidades das equipes de TI, seja em grandes ou pequenas empresas.
Ao integrar o Proton Pass for Business ao seu processo de integração de funcionários, você pode otimizá-lo significativamente:
- Os novos funcionários recebem um convite seguro para o seu cofre de senhas pessoal.
- Quaisquer credenciais de que eles precisem são compartilhadas pelo gerenciador de senhas, em um ambiente seguro.
- O acesso é específico por função. Os funcionários só recebem o de que necessitam e não conseguem ver inícios de sessão confidenciais pertencentes a outras equipes ou departamentos.
- Os administradores possuem controles e recursos de relatório integrados, para que nada seja esquecido ou concedido “apenas por enquanto”.
- Como o nosso software é de código aberto, com proteção de privacidade suíça e auditorias independentes, você tem a garantia adicional de que o que está usando é confiável.
Parte do ecossistema Proton, o Proton Pass for Business permite que você garanta a segurança em escala, durante e após a integração, com recursos como:
- Criptografia de ponta a ponta
- Políticas de senha de equipe aplicáveis
- Suporte para A2F
- Regras de compartilhamento seguro
- Chaves de acesso e autenticação biométrica
- Visibilidade e controle do administrador
- Conformidade com estruturas regulatórias como GDPR, HIPAA e ISO 27001
Crie um processo de integração melhor com um gerenciador de senhas empresarial seguro.
