Das Onboarding von Mitarbeitern ist einer der kritischsten – und oft übersehenen – Momente im Sicherheitslebenszyklus eines Unternehmens. Während sich Unternehmen auf Produktivität und Integration konzentrieren, bringen die ersten Stunden und Tage eines neuen Mitarbeiters häufig unnötige Risiken mit sich.
Entscheidungen in dieser frühen Phase können langfristige Schwachstellen schaffen, die sich darauf auswirken, wie Mitarbeiter künftig mit Sicherheit umgehen. Überstürzte Konto-Einrichtungen, unsicheres Teilen von Anmeldedaten und übermäßige Zugriffsrechte können langfristige Konsequenzen haben.
Ein strukturierter, auf Sicherheit ausgerichteter Onboarding-Prozess hilft Organisationen, Sicherheitsrisiken vom ersten Tag an zu reduzieren und gleichzeitig klare Erwartungen an ein sicheres digitales Verhalten zu stellen. Er stellt sicher, dass der Zugriff angemessen gewährt wird, Anmeldedaten sicher gehandhabt werden und Mitarbeiter ihre Rolle beim Schutz von Unternehmensdaten verstehen.
Dieser Leitfaden bietet dir einen praktischen Ansatz für die Sicherheit beim Onboarding von Mitarbeitern mit konkreten Schritten, die in Teams unterschiedlicher Größe angewendet werden können. Er zeigt auch auf, wie ein Passwort-Manager für Unternehmen einen kontrollierteren und effizienteren Prozess unterstützen kann.
Warum birgt das Onboarding ein hohes Sicherheitsrisiko?
Was sind die häufigsten Sicherheitsfehler beim Onboarding von Mitarbeitern?
So bereitest du ein sicheres Onboarding vor
So setzt du sicheren Zugriff vom ersten Tag an durch
So baust du in der ersten Woche Sicherheitsbewusstsein auf
Wie sieht eine Sicherheitskultur aus, die Sicherheit beim Onboarding an erste Stelle setzt?
So gehst du mit der Sicherheit beim Remote- und Hybrid-Onboarding um
So korrigierst du Zugriffsfehler während und nach dem Onboarding-Prozess
So richtest du langfristig gute Sicherheitsgewohnheiten ein
Transformiere das Onboarding mit einem Passwort-Manager
Warum birgt das Onboarding ein hohes Sicherheitsrisiko?
Die meisten Organisationen handeln schnell, wenn sie jemanden neu an Bord holen. Doch in dieser Eile machen Teams oft Zugeständnisse beim Zugriff und bei Anmeldedaten. Das schafft unbeabsichtigte Schwachstellen, die Angreifer ausnutzen können.
Der Zugriff wird gewährt, bevor die Identität vollständig überprüft wurde, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) wird übersprungen oder Passwörter werden einfach per E-Mail oder über Messaging-Apps geteilt – das passiert öfter, als du vielleicht denkst. Dringlichkeit kann Best Practices für das IT-Onboarding außer Kraft setzen, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter auf einmal eingestellt oder Prozesse für Remote-Arbeit angepasst werden.
Diese Lücken bieten Angreifern nicht nur eine Gelegenheit: Sie vermitteln neuen Mitarbeitern auch, dass Abkürzungen zur Unternehmenskultur gehören.
Was sind die häufigsten Sicherheitsfehler beim Onboarding von Mitarbeitern?
Das Onboarding gibt den Ton für langfristige Sicherheitsgewohnheiten an. Hier sind einige der Fallen, in die selbst etablierte Unternehmen in den entscheidenden ersten Tagen tappen:
- Das Teilen von anfänglichen Konto-Passwörtern oder sensiblen Links per E-Mail, Messaging-Apps oder Tabellen.
- Das Vergeben von Administrator-Rechten, um Zeit zu sparen, und das anschließende Vergessen, diese wieder einzuschränken.
- Das Gewähren von Zugriff von unbekannten oder unverwalteten Geräten ohne jegliche Geräteüberprüfung.
- Das Verzögern der Einrichtung der Multi-Faktor-Authentifizierung.
- Das Gewähren von Zugriff, bevor die Sicherheitsschulung stattfindet.
Jede dieser Aktionen kann im Onboarding-Chaos verlockend sein. Aber jede einzelne schwächt die Sicherheitslage eines Unternehmens erheblich. Und wenn erst einmal ein Fehler passiert ist, ist die Behebung viel zeitaufwendiger und schwieriger.
So bereitest du ein sicheres Onboarding vor
Ein reibungsloser, sicherer Start für ein neues Teammitglied erfordert Vorbereitung, bevor die Person überhaupt eintrifft (oder sich anmeldet). Deine Organisation sollte deren Ankunft mit den folgenden Maßnahmen planen:
- Bestimme basierend auf der jeweiligen Rolle genau, auf welche Systeme der neue Mitarbeiter zugreifen wird, und folge dabei dem Prinzip der geringsten Rechte.
- Erstelle alle Konten im Voraus, aber sende keine Anmeldedaten oder Links über unsichere Kanäle.
- Richte Einladungslinks zu deinem ausgewählten Passwort-Manager für Unternehmen ein, wie zum Beispiel Proton Pass for Business, personalisiert für den neuen Mitarbeiter und bereit für Tag 1.
- Mache die 2FA-Registrierung und die erste Anmeldung zum Bestandteil deiner offiziellen Onboarding-Checkliste für Tag 1.
Diese Elemente im Voraus bereitzustellen, vermeidet Hektik in letzter Minute und begrenzt unnötige Risiken. Dies ist besonders wichtig für verteilte Teams, bei denen eine persönliche Überprüfung möglicherweise nicht möglich ist.
So setzt du sicheren Zugriff vom ersten Tag an durch
Die ersten Stunden eines Teammitglieds bergen ein erhöhtes Risiko. Die Person möchte unbedingt Zugriff erhalten und loslegen, und dein IT-Team muss möglicherweise mehrere Onboardings, neue Projekte und Ausfälle gleichzeitig bewältigen.
Die Überprüfung der folgenden Punkte ist für ein sicherheitsorientiertes Onboarding obligatorisch:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung wird sofort konfiguriert, bevor der Zugriff auf ein Produktionssystem oder ein Arbeitsplatz-Tool gestattet wird.
- Anmeldedaten und geteilte Geheimnisse werden nur über sichere Freigabemechanismen übermittelt.
- Der neue Mitarbeiter erhält eine kurze Live-Einführung in die wichtigsten Sicherheitsgrundlagen: Erstellung starker Passwörter, sicheres Teilen und das Erkennen von Phishing-Angriffen.
Sicherheit von Anfang an zu betonen, zeigt Mitarbeitern, wie die Dinge laufen – und dass Abkürzungen nicht toleriert werden. Deshalb ist der erste Tag der bestmögliche Moment, um gute digitale Gewohnheiten einzuführen , die das künftige Handeln prägen werden.
So baust du in der ersten Woche Sicherheitsbewusstsein auf
Nachdem Teammitglieder ihre Sicherheitseinrichtung abgeschlossen haben, muss sich deine Aufmerksamkeit darauf richten, ihnen beim Aufbau guter Gewohnheiten zu helfen und ihnen deine Sicherheits- und Passwort-Richtlinien zu vermitteln.
Eine kurze Sitzung zum Sicherheitsbewusstsein in der ersten Woche ist weitaus effektiver als einen Monat zu warten. Das liegt daran, dass:
- Neue Mitarbeiter noch keine ungesunden Abkürzungen entwickelt haben, sodass du die Erwartungen von Anfang an richtig festlegen kannst.
- Mitarbeiter empfänglicher für Feedback sind, solange sie sich noch einarbeiten.
- Schlechte Sicherheitsentscheidungen weniger wahrscheinlich zur Gewohnheit werden, wenn sie frühzeitig korrigiert werden.
Du musst sicherstellen, dass neue Mitarbeiter die Unternehmensregeln zur Verwaltung von Anmeldedaten, zur Nutzung privater Geräte (BYOD), zum Umgang mit sensiblen Daten, zum Melden von verdächtigem Verhalten und zum sicheren Speichern von Passwörtern kennen. Eine interaktive Diskussion, die zu Fragen anregt, hält sie einbezogen und verdeutlicht den Grund hinter jeder Regel.
Wie sieht eine Sicherheitskultur aus, die Sicherheit beim Onboarding an erste Stelle setzt?
Es spielt keine Rolle, wie großartig deine Technologie oder deine Kontrollen sind, wenn deine Unternehmenskultur nachlässig ist: Sicherheit muss die Norm sein.
So kannst du die Sicherheit beim Onboarding von Mitarbeitern fördern:
- Gehe mit gutem Beispiel voran: IT-Mitarbeiter und Führungskräfte befolgen immer dieselben Regeln für sicheren Zugriff wie jeder andere Mitarbeiter.
- Sprich über Sicherheit als Befähigung, nicht als Bestrafung. Fehler werden behoben, nicht ausgeblendet.
- Belohne Personen für das Melden von Problemen, selbst von kleinen, insbesondere während ihrer Onboarding-Phase.
- Veröffentliche kurze Erinnerungen und Erfolgsgeschichten auf internen Kanälen, um Best Practices für das Passwort-Management bei allen präsent zu halten.
Der Schlüssel liegt darin, Sicherheit zu einem sichtbaren, alltäglichen Bestandteil der Arbeitsroutinen zu machen, und nicht nur zu einem jährlichen Schulungstermin oder einer gelegentlichen E-Mail.
So gehst du mit der Sicherheit beim Remote- und Hybrid-Onboarding um
Da hybrides Arbeiten und Remote-Arbeit immer häufiger werden, müssen Teile des Onboarding-Prozesses überprüft werden. In Remote-Umgebungen wird die Überprüfung kniffliger, private Geräte müssen möglicherweise verbunden werden und Zeitzonen erschweren die Terminplanung.
Wenn es um das Onboarding von Remote- und hybriden Mitarbeitern geht, solltest du Folgendes berücksichtigen:
- Nutze Videoanrufe und sichere digitale Verifizierungsmethoden, um die Identität jedes neuen Mitarbeiters zu bestätigen.
- Gewähre niemals Zugriff von privaten Geräten, bevor du sie überprüft und registriert hast. Das ist entscheidend für die Kontrolle des Datenflusses im Unternehmen.
- Schule Führungskräfte und Teamleiter darin, wie sie 2FA und sichere Passwort-Praktiken virtuell durchgehen, sodass jeder Mitarbeiter – wo auch immer er sich befindet – die gleiche Aufmerksamkeit für Sicherheit erhält.
Remote-Onboarding macht es auch einfacher, Schulungssitzungen zur Sicherheit aufzuzeichnen oder Kurse zum Selbststudium einzurichten, was zur Konsistenz beitragen kann. Beachte jedoch, dass praktische Unterstützung, insbesondere für Personen, die mit digitalen Tools weniger vertraut sind, ebenso wichtig ist.
So korrigierst du Zugriffsfehler während und nach dem Onboarding-Prozess
Ein häufiger Fehler nach dem Onboarding ist der langfristig verbleibende „vorübergehende“ Zugriff. Administrator-Rechte und selten genutzte Systemberechtigungen bleiben möglicherweise monatelang ungeprüft, was Daten noch lange nach dem Onboarding gefährdet.
Um dies zu verhindern, lohnt es sich, nach einem Monat eine Überprüfung durchzuführen, um:
- Zu überprüfen, ob jedes während des Onboardings gewährte Konto und jede Berechtigung noch der aktuellen Rolle und den Verantwortlichkeiten der Person entspricht.
- Ungenutzte Konten oder Tools zu entfernen, um die Angriffsfläche einzuschränken.
- Zu bestätigen, dass der Mitarbeiter mit allen erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen vertraut ist.
Geplante Überprüfungen decken Zugriffsprobleme auf und beheben sie, bevor sie zu einer Sicherheitsverletzung führen. Die meisten Mitarbeiter missbrauchen Berechtigungen nicht absichtlich, aber es ist unwahrscheinlich, dass sie melden, wenn sie Zugriffe behalten haben, die sie gar nicht mehr benötigen.
So richtest du langfristig gute Sicherheitsgewohnheiten ein
Nach einem Monat sollte dein Onboarding-Prozess vom Modus für neue Mitarbeiter zu fortlaufendem Support für Mitarbeiter übergehen. Das bedeutet ganz einfach, kontinuierliche Sicherheitserinnerungen zu integrieren und Support-Kanäle anzubieten, wenn Fragen auftauchen.
Hier sind ein paar Methoden, die du nutzen kannst:
- Kurze, regelmäßige Sicherheitsauffrischungen, die über interne Plattformen geteilt werden.
- Erinnerungen zur Einrichtung oder Aktualisierung von 2FA, falls zutreffend.
- Eine sichtbare, einfache Möglichkeit, Probleme zu melden oder Hilfe bezüglich des Zugriffs anzufordern, selbst Monate nach dem Onboarding.
Kontinuierliche Sicherheit und der Schutz vor Datenlecks sind ein fortlaufender Prozess aus Überprüfung, Feedback und Anpassung. In diesem Zusammenhang sind Best Practices für das IT-Onboarding, wie die Überprüfung, ob Systeme aktualisiert sind und ob Passwort-Richtlinien stark sind und den NIST-Richtlinien entsprechen, entscheidend für die Erhöhung der langfristigen Sicherheit. Schau dir unsere sicheren Onboarding-Checklisten für weitere Informationen an.
Beim Aufbau eines sicheren Onboarding-Prozesses geht es nicht darum, Abläufe zu verlangsamen oder neuen Kollegen das Leben schwerer zu machen. Es geht darum, Vertrauen zu schaffen, zu zeigen, dass dein Unternehmen seine Mitarbeiter schützt, dass deine Mitarbeiter dein Unternehmen schützen und dass beide zusammen wachsen.
Transformiere das Onboarding mit einem Passwort-Manager
Die Verwaltung von Anmeldedaten ist entscheidend für die Sicherheit, insbesondere wenn wir bedenken, dass laut Protons Data Breach Observatory in den letzten Monaten Passwörter in 47 % der Datenlecks offengelegt wurden.
Da neue Mitarbeiter in der Regel mit Anmeldedaten für mehrere Systeme umgehen müssen, besteht der einzige Weg, diesen Prozess sicher zu gestalten, in der Verwendung eines Passwort-Managers für Unternehmen, um einzigartige, unvorhersehbare und sichere Passwörter zu generieren und zu verwalten.
Proton Pass for Business wurde entwickelt, um auf die Bedürfnisse von IT-Teams einzugehen, egal ob in großen oder kleinen Unternehmen.
Wenn du Proton Pass for Business in deinen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter einbindest, kannst du diesen erheblich vereinfachen:
- Neue Mitarbeiter erhalten eine sichere Einladung zu ihrem persönlichen Passwort-Tresor.
- Alle Anmeldedaten, die sie benötigen, werden über den Passwort-Manager in einer sicheren Umgebung geteilt.
- Der Zugriff ist rollenspezifisch. Mitarbeiter erhalten nur das, was sie benötigen, und können keine sensiblen Anmeldungen anderer Teams oder Abteilungen sehen.
- Administratoren verfügen über integrierte Kontroll- und Berichtsfunktionen, sodass nichts übersehen oder „nur für den Moment“ gewährt wird.
- Da unsere Software Open-Source ist, mit Schweizer Schutz der Privatsphäre und unabhängigen Audits, hast du zusätzliche Gewissheit, dass das, was du nutzt, vertrauenswürdig ist.
Als Teil des Proton-Ökosystems ermöglicht dir Proton Pass for Business, die Sicherheit während und nach dem Onboarding skalierbar zu gewährleisten, mit Funktionen wie:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Durchsetzbare Passwort-Richtlinien für Teams
- Unterstützung für 2FA
- Regeln für das sichere Teilen
- Passkeys und biometrische Authentifizierung
- Sichtbarkeit und Kontrolle für Administratoren
- Einhaltung von regulatorischen Rahmenbedingungen wie GDPR, HIPAA und ISO 27001
Baue einen besseren Onboarding-Prozess mit einem sicheren Passwort-Manager für Unternehmen auf.
