Etätyötyökalut eivät välttämättä tunnu suurelta infrastruktuuripäätökseltä, kun yrityksen toiminnan laajentaminen on vasta alussa. Ne voivat tuntua suhteellisen vähäpätöiseltä asialta verrattuna palkanmaksuun, MVP-tuotteen julkaisuun tai kassavarojen riittävyydestä huolehtimiseen… Mutta juuri siinä piilee vaara.
Ensimmäisenä päivänä valitsemistanne etätyötyökaluista tulee infrastruktuuria, johon olette sidottuja, ja näiden työkalujen väliset aukot kertyvät vaivihkaa vakaviksi ongelmiksi, joita ette huomaa ennen kuin on liian myöhäistä. Se on tietoturvavelkaa – ja se on yleisempää kuin luulisi.
Joka neljäs pk-yritys koki tietomurron viime vuonna, vaikka ne investoivat aktiivisesti tietoturvatyökaluihin. Ongelma ei ollut niiden valitsema salasananhallinta tai VPN, vaan niiden väliset aukot.
Tietoturvavelka ei iske heti, mutta se kasvaa taustalla korkoa korolle pahimpaan mahdolliseen hetkeen saakka: kun suuryritysasiakas pyytää kirjausketjuanne eikä teillä ole sellaista. Tai kun sijoittaja kysyy, mihin tietonne on tallennettu, ja kerrotte niiden kuuluvan Yhdysvaltain lainkäyttövaltaan. Tai kun tietoturvakyselyssä pyydetään listaamaan kaikki, joilla on ollut pääsy ydinjärjestelmiinne viimeisten 24 kuukauden aikana, ja huomaatte, ettette ole koskaan seuranneet tätä.
Näin rakennatte turvallisen etätyökalupinon, joka tukkii nämä aukot ja on rakennettu kestämään.
11 parasta etätyötyökalua tiimillenne
Jokaisella yrityksellä on erilaiset tarpeet, mutta on tiettyjä etätyötyökalujen kategorioita, jotka lähes jokaisen yrityksen on katettava. Tässä on 11 suosittelemaamme työkalua kullekin osa-alueelle.
1. Slack (paras tiimikeskusteluihin)
Vuonna 2013 lanseeratusta Slackista on tullut oletusvalinta tiimeille, jotka haluavat keskustelut, äänen ja videon yhteen paikkaan. Se korvasi entisaikojen loputtomat sähköpostiketjut tiimin, aiheen tai projektin mukaan järjestetyillä kanavilla, ja sen laaja integraatiokirjasto (Google Kalenteri, Jira ja sadat muut) tekee siitä ilmoituskeskuksen koko työkalupinollenne. Yksi huomioitava haittapuoli: joissakin tilauksissa ylläpitäjät voivat käyttää viestihistoriaa, mikä voi olla mahdollinen yksityisyyteen liittyvä huolenaihe joillekin yrityksille.
Jos haluatte tietää muista vaihtoehdoista, lukekaa luettelomme parhaista sisäisen viestinnän työkaluista.
2. Proton Mail (paras yrityssähköpostiin)
Mainosten kohdentamiseen perustuvat sähköpostipalvelut eivät voi taata, etteikö kukaan muu lue sähköpostejasi, väitti niiden tietosuojakäytäntö mitä tahansa. Proton Mail on oletusarvoisesti päästä päähän -salattu ja suojattu Sveitsin tiukan tietosuojalain nojalla, joten vain te ja vastaanottajanne voitte lukea lähetetyt viestit. (Huomaa: muille kuin Proton-vastaanottajille lähetetyt sähköpostit eivät ole päästä päähän -salattuja, ellette suojaa niitä ensin salasanalla.)
3. Loom (paras asynkroniseen videoon)
Jos olette koskaan olleet kokouksessa, joka olisi helposti voinut olla kahden minuutin video, Loom voi olla ratkaisu teille. Sen avulla voitte luoda videomuistiinpanoja tallentamalla näyttönne, kasvonne ja äänenne yhdessä ja jakaa ne linkkinä. Suosittuja käyttötapauksia ovat perehdytysvideoiden, vikailmoitusten ja aikavyöhykkeiden välisten asynkronisten päivitysten tallentaminen. (Huomaa, että Loom-tallenteet tallennetaan Loomin omille palvelimille eikä tiiminne infrastruktuuriin, mikä on hyvä tietää, jos haluatte pitää yrityksen tiedot omassa hallinnassanne.)
4. Proton Meet (paras videoneuvotteluihin)
Toisin kuin Zoom, Proton Meet on oletuksena päästä päähän -salattu, mikä tarkoittaa, ettei edes Proton pääse käsiksi siihen, mitä puhelussa sanotaan tai jaetaan. Vieraat liittyvät pelkällä linkillä ilman tiliä, ja Free plan -tilaus kattaa tunnin mittaiset puhelut jopa 50 osallistujalle. Yksi huomautus: Proton Meet toimii erinomaisesti tiimin sisäisiin puheluihin, mutta jos työnkulkunne perustuu videon integroimiseen suoraan CRM- tai tukityökaluun, yhteensopivuus kannattaa tarkistaa ennen vaihtamista.
5. Jira (paras projektinhallintaan)
Jira on rakennettu ketteriä työnkulkuja käyttäville ohjelmistotiimeille: ajatellaanpa sprinttejä, kehitysjonoja ja ongelmien seurantaa, joka liittyy suoraan koodikantaanne Bitbucket- tai GitHub-integraatioiden kautta. Sellaisenaan Jira on oletusvalinta monille insinööritiimeille, jotka ovat jo Atlassian-ekosysteemissä. Huonona puolena on se, että se vaatii enemmän määrityksiä kuin yleiskäyttöiset työkalut, kuten Asana, ja kehitystiimin ulkopuolella se voi tuntua liioittelulta.
6. Trello (paras tehtävien seurantaan)
Yksinkertaisuus on Trellon vahvuus: se karsii tehtävienhallinnan korteiksi, jotka liikkuvat tauluilla, joissa on tunnisteet to do, doing ja done. Oppimiskynnystä ei juurikaan ole, mikä tekee Trellosta luontevan aloituspisteen pienelle tiimille. Kun tiiminne kasvaa, tämä yksinkertaisuus voi kuitenkin muodostua rajoitteeksi: projektien välinen raportointi ei ole siinä kovin helppoa.
7. Miro (paras visuaaliseen yhteistyöhön)
Kun fyysisen valkotaulun ääreen kokoontuminen on mahdotonta, Miro-taulu antaa tiimeille etätyöhön sopivan – ja paljon joustavamman – vaihtoehdon: rajattoman digitaalisen kankaan suunnitteluun, yhteistyöhön ja ideointiin. Voitte vetää ja pudottaa tiedostoja tauluille ja määrittää toistuvia työpajoja retrospektiivien ja suunnitteluistuntojen malleilla. Vaikka Miro on loistava tiimeille, jotka voivat työskennellä reaaliaikaisissa, synkronisissa istunnoissa, se on vähemmän hyödyllinen asynkronisesti eri aikavyöhykkeillä toimiville tiimeille.
8. Proton Drive (paras pilvitallennukseen)
Proton Drive on yksityisyyttä painottava vaihtoehto Dropboxille ja Google Drivelle. Vaikka siinä on vähemmän suoria integraatioita kuin kyseisissä sovelluksissa, Proton Drive suojaa tietojanne paremmin salaamalla tiedostot laitteellanne ennen kuin ne edes saapuvat Protonin palvelimille, joten Proton ei voi koskaan purkaa niiden salausta edes oikeuden määräyksellä. Versiohistoria, käyttölokit ja yksityiskohtaiset käyttöoikeudet ovat valmiina mukana, ja jaetut linkit erääntyvät oletuksena sen sijaan, että ne pysyisivät avoimina toistaiseksi.
9. Proton Pass (paras salasanojen ja kirjautumistietojen hallintaan)
Kirjautumistietojen vuotamisen riski kasvaa huomattavasti valvotun toimistoympäristön ulkopuolella. Toisin kuin useimmat salasananhallinnat, Proton Pass salaa oletusarvoisesti jokaisen tallennetun kohteen jokaisen kentän: ei vain salasanoja, vaan myös käyttäjätunnukset ja muistiinpanot. Se sisältää myös sähköpostialiaksen luonnin, jotta tiiminne todelliset sähköpostiosoitteet pysyvät poissa rekisteröitymislomakkeilta. (Huomaa, että edistyneet ylläpitäjän hallintatyökalut – SSO ja SCIM-hakemistosynkronointi – on varattu Pass Professional -tasolle, ei perustilaukseen.)
10. Notion (paras tietopankin rakentamiseen)
Notionin avulla voitte järjestää ja keskittää yrityksenne sisäisen tiedon ja dokumentaation sivuille, tietokantoihin ja wikeihin, luoden tiimeillenne yhden luotettavan tietolähteen ja poistaen epäilykset siitä, mitkä asiakirjaversiot ovat ajan tasalla. Mutta varoitus: Notionin joustavuudesta voi tulla riski, joka mahdollistaa jäsentämättömän wikin rakentamisen, joka rönsyilee, ellei joku pidä sitä silmällä.
11. Lumo
Pienetkin tiimit hyötyvät tekoälyavusta, jonka avulla ne voivat laatia luonnoksia, muokata, tiivistää ja tehdä taustatutkimusta nopeammin ilman tarvetta lisätä henkilöstömäärää. Lumo on Protonin tekoälyavustaja, joka on suunniteltu tarjoamaan kaikki tekoälyn teho vaarantamatta IP-oikeuksianne ja arkaluonteisia tietojanne. Gemini ja Copilot tarvitsevat pääsyn asiakirjatietoihinne toimiakseen, mutta Lumo ei koskaan kouluta mallejaan syötteillänne. (Lumo on saatavilla vain Protonin Premium-tilauksissa.)
Miksi parhaatkin etätyötyökalut voivat ajaa teidät tietoturvavelkaan teidän tietämättänne
Aidosti hyvätkin etäyhteistyötyökalut muodostavat huteran pinon, kun jokainen niistä toimii oman tietoturvamallinsa mukaisesti. Pino, jossa ei ole yhtenäistä pääsynhallintaa, kirjausketjua eikä datasuvereniteettia, ja tietoturvavelkaa kertyy ensimmäisestä päivästä lähtien.
Tietoturvavelkaa on neljää eri tyyppiä:
- Käyttöoikeusvelka: Työkalupinonne pakottaa teidät myöntämään ja perumaan käyttöoikeuksia manuaalisesti viidellä tai kuudella eri alustalla. Muistaminen on teidän vastuullanne (eikä muisti ole läheskään 100 % luotettava). Tulos: kuusi kuukautta sitten lähtenyt alihankkija voi edelleen avata tiedostojanne.
- Kirjausketjuvelka: Hallinnoimianne käyttöoikeuksia ei tallenneta minnekään. Tiedätte, että joku käytti kyseistä kansiota, mutta ette voi todistaa sitä. Ja kun tuleva sijoittaja, asiakas tai viranomainen kysyy, kenellä oli pääsy mihinkin ja milloin, teillä ei ole antaa kunnollista vastausta.
- Lainkäyttövaltavelka: Tiedostonne sijaitsevat palvelimilla, jotka kuuluvat CLOUD Actin piiriin. Ette tarkoittaneet niin käyvän: valitsitte vain Dropboxin.
- Inhimillisen virheen velka: Pirstaleisuus tarkoittaa enemmän manuaalisia vaiheita, mikä tarkoittaa enemmän inhimillisiä virheitä, mikä taas tarkoittaa…? Sanotaanko vain, että 39 % tietomurroista johtui viime vuonna inhimillisestä virheestä.
Mikään tästä ei ole väistämätöntä. Jokainen listaamamme riski on helpompi välttää täysin, jos valitsette yhtenäisemmän etäyhteistyökalupinon heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Miltä turvallinen etätyökalupino todellisuudessa näyttää
Suurin osa pk-yrityksistä (66 %) sanoo, että pilvipalvelujen tietoturvan osoittaminen (erityisesti asiakastietojen osalta) on erittäin tai kriittisen tärkeää uutta liiketoimintaa hankittaessa. Yhtenäinen alusta tarjoaa tämän – sulkemalla ne aukot, joihin tietoturvavelkaa kertyy:
- Yhtenäinen pääsynhallinta: Yksi ylläpitokerros. Sen sijaan, että joutuisitte käymään läpi kuuden alustan tarkistuslistaa, teidän on voitava yhdellä toiminnolla lisätä ja poistaa tiimin jäsen infrastruktuuristanne.
- Oletusarvoinen salaus: Tietonne on salattu siirron aikana sekä levossa. Päästä päähän -salaus tarkoittaa, että palveluntarjoajanne ei voi lukea tiedostojanne eikä sitä voida pakottaa luovuttamaan niitä.
- Datasuvereniteetti: Tietojanne säätelevät lait, jotka ymmärrätte, ja lainkäyttöalueella, johon luotatte. (Ei sellaisella, joka kuuluu CLOUD Actin piiriin.)
- Automaattiset kirjausketjut: Jotta teidän ei koskaan tarvitse kertoa sijoittajalle (saati viranomaiselle), ettei teillä ole sellaista.
- Rakennettu skaalautumaan turvallisesti: Käyttöoikeutenne, pääsytasonne ja ylläpitäjän hallintatyökalunne toimivat riippumatta siitä, onko yrityksessänne kymmenen vai 100 henkeä. Ei tarvetta rakentaa uudelleen, ei tarvetta hidastaa tahtia.
Starttiyritysten kyberturvallisuus alkaa aiemmin kuin luulettekaan – mitä aiemmin rakennatte sen mukaan, sitä vähemmän joudutte lisäämään sitä jälkikäteen (tai siivoamaan sotkuja) myöhemmin.
Etätyökalupakkinne, joka on rakennettu Proton Workspacen varaan
Olemme jo esitelleet tässä artikkelissa Proton Mailin, Meetin, Driven, Passin ja Lumon. Parhaan työkalun valitseminen kuhunkin tehtävään ei kuitenkaan automaattisesti sulje näiden työkalujen välisiä aukkoja. Sitä varten tarvitsette yhtenäisen kokonaisuuden, kuten Proton Workspace.
Workspacen avulla työkalupinonne tietoturvakriittinen kerros on turvallisissa käsissä: omissanne. Tietonne ovat hallinnassanne, päästä päähän -salattuja (edes Proton ei näe niitä) ja suojattuja yhden maailman vahvimman tietosuojalainsäädännön alaisuudessa.
Säännösten noudattaminen ei ole huolenaihe: Proton on ISO 27001 -sertifioitu sekä GDPR- ja HIPAA-yhteensopiva.
Teidän on lisättävä päälle työkalut hallintaan ja tiimiviestintään. Mutta teette sen perustalle, joka on jo valmiiksi turvallinen.
- Käyttöoikeusvelka: ratkaistu. Yksi ylläpitäjän hallintapaneeli. Yksi toiminto uuden tiimin jäsenen käyttöönottoon kaikissa Proton-palveluissa, yksi hänen poistamiseensa hänen lähtiessään
- Kirjausketjuvelka: ratkaistu. Versiohistoria, käyttölokit ja yksityiskohtaiset käyttöoikeudet on integroitu oletusarvoisesti Proton Driveen ja Proton Docsiin
- Lainkäyttövaltavelka: ratkaistu. Pääkonttori Sveitsissä, Yhdysvaltain ja EU:n lainkäyttövallan ulkopuolella
- Inhimillisen virheen velka: ratkaistu. Linkeille asetetaan vanhenemispäivät oletuksena. Tiedostot salataan automaattisesti tallennustilassa. Tietoturva varmistetaan automaattisesti, ei manuaalisesti
Ensimmäisenä päivänä valitsemanne työkalut luovat tietoturvavelkaa, jota maksatte pois myöhemmin. Rakentakaa oikealle perustalle, niin voitte lakata murehtimasta tietoturvavelasta – ja alkaa käyttää tietoturvatasoanne myyntivalttina.
